DARĪJUMU VĒSTULE

Vēstule ir kādam adresēts dokuments, kurā kas paziņots, lūgts, prasīts, jautāts u.tml. Vēstule ir dažāda satura dokumentu vispārināts apzīmējums, tās raksturīgākā pazīme - rakstiska sazināšanās starp divām (vai vairākām) fiziskām vai juridiskām personām.

Darba situācijās rakstītās vēstules lietvedībā mēdz saukt par dienesta vēstulēm vai darījumu vēstulēm. Darījumu vēstules ir dažāda satura un dažāda veida darījumraksti, kurus nosūta pa pastu. Parasti darījumu vēstules raksta uz iestādes vēstuļu veidlapas, bet formātu A4 (210 mm x 297) vai A5 (210 mm x 148) izvēlas atkarībā no teksta garuma.

Ir vēstules, kurās izklāstīts lūgums, pieprasījums, paziņojums, ieteikums, priekšlikums. Tās mēdz saukt par iniciatīvas vēstulēm. Dažkārt tās iedala arī sīkāk, piemēram, piedāvājuma vēstulēs, pasūtījuma vēstulēs u.c. Ir pavadvēstules, kas satur paskaidrojumu par pievienotā dokumenta nosūtīšanas nolūku. Uz saņemto iniciatīvas vēstuli parasti ir jāraksta atbildes vēstule - tajās norādāms tā dokumenta reģistrācijas numurs un datums, uz kuru atbilde tiek sniegta. Izņēmums ir informatīvā vēstule, kas informē par kādu faktu, bet tajā netiek prasīta atbilde.

Īpašs vēstules tips ir garantijas vēstule. Šādas vēstules saturā ir lūgums, ko izdarīt vai sagādāt, par ko darītājam pienākas atlīdzība, tāpēc vēstulē jābūt piebildei par samaksas garantēšanu, un to raksta konstrukcijā: Samaksu garantējam. Mūsu norēķinu konts Nr. ... bankas ... nodaļā, koda Nr. ... (otrais teikums nav nepieciešams, ja bankas rekvizīti minēti vēstules veidlapas galvā). Garantijas vēstules raksta uz iestādes veidlapas, un tās paraksta gan iestādes vadītājs, gan galvenais (vai vecākais) grāmatvedis.

Darījumu vēstulēs ir šādi rekvizīti:

adresāts - iestādes, organizācijas un to struktūrdaļu nosaukums (ģenitīvā), personas, kurai vēstule tieši adresēta, amats, iniciālis un uzvārds (datīvā); adresējot dokumentu privātpersonai, uz dokumenta vispirms raksta iniciāli, personas uzvārdu (datīvā), tad pasta adresi, piemēram:

 

Darījumu vēstules iekārtojums.

Tā kā vēstule ietver dažāda satura tekstu, tā robežojas ar citiem dokumentu veidiem - iesniegumu, pieprasījumu, pasūtījumu, paziņojumu u.c.

Sarakstē starp juridiskajām personām izmanto attiecīgo institūciju (vai to struktūrdaļu) vēstuļu veidlapas. To augšējā kreisajā stūrī ir institūcijas nosaukums, adrese, telefons, telefakss u.tml. rekvizīti, kā arī vieta vēstules datumam un numuram. Vārdu vēstule šīs veidlapas galvā nemēdz rakstīt. Atbildes vēstules vajadzībām vēstules veidlapā ir paredzēta vieta saņemtās (atbildamās) vēstules datuma un numura pierakstam. Ja veidlapā šīm ziņām vieta nav paredzēta, zem vēstules adresāta raksta tekstu: atbilde uz.. vēstuli Nr. .., kur minēts saņemtās vēstules datums un numurs. Šajā konstrukcijā, kā arī attiecīgajā šim saturam paredzētajā atbildes vēstules rekvizītā vārds Jūsu nav nepieciešams (rekvizītā: Uz 03.06.92. Nr. 43. nevis: Uz Jūsu 03.06.92. Nr. 43). Vārds Jūsu ir nepieciešams, ja šo pašu saturu ietver vēstules teksta pirmajā teikumā: Atbildot uz Jūsu 1993. gada 23. februāra vēstuli Nr. .., paziņojam, ka..

Attīstoties sakariem starp dažādām privātfirmām, kārtojot biznesa darījumus, izmainās arī darījumu vēstules raksturs. Vēstules kļūst noteiktu firmu vai personību apliecinošākas, psiholoģiski motivētākas. Brīvi var darboties ieteicēja, piedāvātāja, pārdevēja izdoma, subjektīvās iedarbes spēks. Taču tāpat ievērojama valodas pareizība, labskaņa, lietišķais stils, teksta skaidrība un saprotamība, takts un korektums.

Darījuma vēstuli ievieto noformētā aploksnē. Ja jūsu rīcībā ir aploksne ar caurspīdīgu lodziņu, tad nepieciešama arī speciāla vēstules veidlapa ar piemērotu rekvizītu izvietojumu, lai, vēstuli attiecīgi salokot, adresāta rekvizīts būtu redzams tieši pa caurspīdīgo lodziņu.